Ist Ihr Ideenmanagement so gut wie Ihre Ideen?

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18.06.2015

Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) – Das Innovationspotential der Mitarbeitenden ist für das Unternehmen und dessen Zukunft matchentscheidend


Kurze Darstellung des VBS

Das Eidgenössische Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) gliedert sich in sechs Bereiche: Nachrichtendienst des Bundes, Verteidigung, Rüstung (armasuisse), Landestopografie (swisstopo), Bevölkerungsschutz, Sport. Zudem sind im VBS noch ein Generalsekretariat und administrativ das Oberauditorat angesiedelt. Die Departementsbereiche sind dem Departementschef, welcher Teil der Landesregierung ist, direkt unterstellt.

Das VBS macht mit seinen rund 12‘000 Mitarbeitenden ca. 1/3 der gesamten Bundesverwaltung der Schweiz aus. Kein anderes Departement ist in allen Landesteilen der Schweiz so gut vertreten und beruflich vielfältiger als das VBS. Rund 70% der Mitarbeitenden sind zivile Angestellte und rund 30% sind Militärisches Personal (Berufsmilitär, Fachberufsmilitär und Zeitmilitär).

Die Vision des VBS lautet: „Eine Schweiz in Sicherheit und Freiheit mit einer beweglichen und leistungsfähigen Bevölkerung.“

Das Unternehmen ist  das Kompetenz- und Leistungszentrum des Bundes

  • für die strategische Sicherheit und Landesverteidigung, die subsidiäre Unterstützung der zivilen Behörden, die militärische Friedensförderung, die Sicherheit und den Schutz der Bevölkerung sowie die Hilfe bei Katastrophen und Notlagen;
  • für Sport und Bewegung im Interesse der Gesundheit, Bildung und Leistungsfähigkeit.

Mit seinen Leistungen

  • garantiert das VBS wesentliche Grundfunktionen des Staates, auf welche eine moderne Gesellschaft angewiesen ist;
  • fördert das VBS den gesellschaftlichen Zusammenhalt und trägt massgeblich zur politischen Stabilität und wirtschaftlichen Prosperität bei.

Das VBS strebt nach Synergiegewinnen und hält sich bereit, weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übernehmen.



Internetseite: http://www.vbs.ch/


Ausgangslage

Im VBS wurde seit 2001 in einzelnen Bereichen der Verteidigung (insbesondere in der Logistikbasis der Armee) und seit 2009 flächendeckend ein institutionalisiertes und IT-unterstütztes Ideenmanagement betrieben. In der Umsetzung des Ideenmanagements VBS wurden in den letzten Jahren vermehrt Defizite festgestellt, welche die Mitarbeitenden am aktiven Mitwirken hemmten. Eine Umfrage bei ca. 20% der Mitarbeitenden des VBS im Rahmen einer Masterarbeit an der Berner Fachhochschule für Wirtschaft hat zudem gezeigt, dass im Durchschnitt rund die Hälfte, in einzelnen Bereichen bis Dreiviertel der Mitarbeitenden das Ideenmanagement nicht kennen und rund Dreiviertel der Mitarbeitenden ihren zuständigen Innovationsmanager nicht kennen. Das Innovations- und Kreativitätspotential der Mitarbeitenden wurde so zu wenig aktiv ausgeschöpft.
 
Auf höchster Ebene, nämlich in der Departementsleitung, wurde reagiert. Nach einem Entscheid der Departementsleitung VBS vom 19. Januar 2012 sollten bis Ende 2015 Massnahmen eingeleitet werden, um das Ideenmanagement im VBS zu optimieren. Im Sinne der Weiterentwicklung ist zudem geplant, das Ideenmanagement VBS in den nächsten Jahren zu einem ganzheitlicheren Innovationsmanagement weiter zu entwickeln. Basis dazu bildet die Ablösung des technisch und fachlich veralteten IT-Systems ideaNet VBS.


Bedeutung Ideenmanagement, Prozessablauf

Das VBS bietet im politischen Umfeld ein interessantes und herausforderndes Arbeitsumfeld. Die Arbeit im öffentlichen Dienst / in der öffentlichen Verwaltung hält anspruchsvolle und spannende Aufgaben bereit. Es gibt sowohl operative, wie auch strategische Aufgaben zu lösen – vom Tagesgeschäft bis hin zu langfristigen Projekten. Damit Aufgaben zeitgerecht erledigt werden können, setzt das VBS auf zielorientierte und eigenverantwortliche Mitarbeitende. Selbständiges Arbeiten, vernetztes Denken sowie Lernbereitschaft werden durch das VBS gefördert und ebenso gefordert.

Unter diesen Aspekten hat  das neue Innovationsmanagement VBS eine zentrale Bedeutung im Sinne eines Mitsprache- und Mitwirkungsinstruments für die Mitarbeitenden. Das Innovationsmanagement VBS stützt sich auf das Vorgesetztenmodell, wonach im Prozess alle Ideen/Inputs von den Einreichenden als erste Ansprechstelle zu den direkten Vorgesetzten gelangen. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen. Weitere tragende Funktionen, welche in der eingesetzten IT-Lösung abgebildet wurden, sind die Innovationsmanager, die Gutachter und die Fachinstanzen, welche dann über Ideen/Inputs entscheiden, wenn die direkten Vorgesetzten die Befugnis dazu nicht selber haben.

   



Kennzahlen im Ideenmanagement

Das Innovationsmanagement hat zum Ziel, das Kreativitäts- und Innovationspotenzial der Mitarbeitenden zu nutzen und das eigenverantwortliche und leistungsbereite Denken und Handeln zu fördern. Daraus resultieren Innovationen, Prozessoptimierungen, Verbesserungen und Einsparungen. Im VBS konnten seit Einführung des Ideenmanagements kumulierte Einsparungen von aktuell rund 18 Millionen Franken (jährlich wiederkehrend) gemacht werden. Pro Jahr werden rund 150 bis 180 Ideen eingereicht, welche zusätzliche Einsparungen von rund 1 Million Franken generieren.

Seit der Einführung der neuen Software zeigte sich rasch ein Anstieg der eingereichten Ideen, was das Potential für sehr gute Ideen stark erhöht.


Entscheidung für target Idea Management – warum?

Auf Grund der veralteten Technologie und der hohen Wartungskosten wurde das alte IT-Tool ideaNet VBS durch das moderne target Idea Management abgelöst. Das SAP Partnerunternehmen target software solution GmbH erhielt Ende März 2014 nach einer WTO-Ausschreibung den Zuschlag. Damit steht für das Innovationsmanagement VBS ein modernes Instrument zur Verfügung, welches die fachlichen und technischen Bedürfnisse des VBS abdecken kann.

Die wichtigsten Gründe, welche früh in der Evaluation für target sprachen, waren insbesondere die Einbettung ins SAP Unternehmensumfeld (ohne zusätzliches Sign-In) mit der für die Mitarbeitenden gewohnten Portalansicht, die Einfachheit/der Bedienungskomfort, die Mehrsprachigkeit des Systems, der sehr gut ausgereifte und automatisierte Prozess, welcher auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden konnte und auch im Betrieb korrigiert werden kann sowie das rollenbasierte Berechtigungskonzept basierend auf dem Rollenmodell des VBS.

Neben diesen Aspekten sprachen unter anderen aus fachlicher Optik viele Punkte für target: z.B. können mehrere Fachgutachten gleichzeitig eingeholt werden und nach Eintreffen dieser sehr übersichtlich nebeneinander verglichen werden, das Vorgesetztenmodell, quantitative Bewertungsmöglichkeiten (Kosten vs. Nutzen) gemäss Richtlinien VBS, die anonyme Ideeneinreichung sowie das Abdecken der Prozesse des BVW und des KVP mit vielen interessanten Funktionalitäten.


Einsatz von target Idea Management –wie und seit wann?

Das neue Tool wurde per November 2014 technisch und per Februar 2015 organisatorisch eingeführt und zeigt sich im Betrieb als äusserst stabiles IT-Produkt für die optimale Umsetzung des Innovationsmanagements im VBS. Im Rahmen des Wissensmanagements wurden die „alten“ Ideen aus dem alten System ins neue System übernommen, damit die Wissensdatenbank weiterhin genutzt werden kann und im Rahmen des Controllings die bisherigen Ideen auch berücksichtigt bleiben.





Die größten Veränderungen

Das alte IT-Produkt war technisch und fachlich veraltet, zudem wird im Gegensatz zur alten Lösung die neue Lösung im für die Mitarbeitenden bekannten Portaldesign im Mitarbeiterportal eingebettet. Hinzu kommt, dass die Bedienung sehr einfach ist und den Bedürfnissen der Rollenträger angepasst werden konnte. Demzufolge fiel es leicht, sich von der alten Plattform zu lösen. Der Wechsel auf die neue Lösung wird durch alle Rollen sehr positiv bewertet.


Einführungsprojekt

Das Einführungsprojekt wurde vom hauseigenen IT Leistungserbringer in Zusammenarbeit mit target-Mitarbeitenden umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit target, insbesondere die unkomplizierte Unterstützung, zeigte sich matchentscheidend für die Umsetzung des Projekts in relativ kurzer Zeit. Erschwerend war, dass sich während des Projekts die IT-Vorgaben im Unternehmen änderten, worauf sich target unbürokratisch eingelassen hat.


Weitere geplante  Veränderungen

Durch die Einführung des target Idea Management und das Leben einer optimierten Kultur im Innovationsmanagement lassen sich nachhaltig verschiedene Teilaspekte (z.B. Kostensenkung, Prozessoptimierung, Arbeitszufriedenheit …) eines kooperativ geführten und leistungsorientierten Unternehmens steigern. Es gilt, auch Skeptiker langfristig mit objektiven Resultaten und einer wiederkehrenden Kommunikation zu überzeugen. Ein grundlegender Wandel muss in jedem Fall geschlossen von der obersten Führungsebene mitgetragen werden, wenn er erfolgreich sein soll. Das Innovationsmanagement wird nie ein Selbstläufer sein. Es wird weitere Massnahmen (insb. Kommunikationsmassnahmen) geben. Target war im Rahmen der Kulturoptimierung ein wichtiges Puzzleteilchen. Es ist möglich, dass nach und nach andere Disziplinen wie Risikomanagement oder Projektmanagement enger ans Innovationsmanagement angeschlossen werden, allenfalls sogar mit Systemunterstützung. Dies wird in den nächsten Jahren evaluiert. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass die gesamte Bundesverwaltung der Schweiz target übernimmt und das Innovationsmanagement breiter abstützt. Dies wird sich in den nächsten Jahren zeigen.


Marketing- und Begleitmassnahmen

Einerseits war im Gesamtprojekt Innovationsmanagement VBS die Einführung von target ein zentrales Produkt. Auf der anderen Seite war früh klar, dass es sich auch um eine Kulturthematik handelt, welche es gezielt zu optimieren gilt. Demzufolge wurden verschiedene Massnahmen zur Optimierung des Innovationsmanagements VBS umgesetzt. Im Umfeld der öffentlichen Verwaltung ist es wichtig, dass jeweils rechtliche Grundlagen vorhanden sind, nach welchen sich die Mitarbeitenden richten können. Die vorhandenen Ausführungen im Bundespersonalgesetz und den zugehörigen Verordnungen wurden ergänzt mit einer gezielten Richtlinie des VBS über das Ideenmanagement. Diese bildet den konkreten Rahmen für den Einsatz von target und die Umsetzung des Innovationsmanagements im VBS.

Es war von Anfang an wichtig, dass die organisatorische Einführung von target stark kommunikativ begleitet wird. Es brauchte mehrere Informationen. Einerseits wurden direkte Mitteilungen an die Mitarbeitenden mit Informationen zu allen Rollen gemacht, andererseits mussten die Linienvorgesetzten und Innovationsmanager in ihrem Umfeld direkt und aktiv kommunizieren. Neben der Initialkommunikation müssen in den nächsten Jahren zusätzliche Kommunikationsinputs (z.B. Mailings, Give Aways …) generiert und umgesetzt werden. Um jede Dialoggruppe stufengerecht anzusprechen, werden allgemeine oder individuell zugeschnittene Mittel produziert und Massnahmen umgesetzt. Dies sind zum Beispiel: Flyer/Plakate, Give-Aways, Infos auf dem Intranet VBS, Produktion und Abspielen von Themenvideos oder eines Trailers auf den Bildschirmen der Logen und Cafeterias, Interne Fachartikel, Medienberichte, Bei Bedarf Durchführen von Workshops oder Schulungen, Info-Veranstaltungen für und durch die Innovationsmanager sowie Versenden von Mailings/Newslettern.

Unter den besten Ideen eines Jahres wird ab diesem Jahr via Fachjury und per Web-Abstimmung die Idee des Jahres erkoren. Diese wird dann im Rahmen der Jahresberichterstattung mit einem zusätzlichen Preis (Preisgeld und Award) belohnt. Die Übergabe findet in feierlichem Rahmen statt. Je nach Verfügbarkeit werden Mitglieder des Top-Managements die Preisverteilung vornehmen und die Ideeneinreicher würdigen.

Ein wichtiger Aspekt im Innovationsmanagement ist Kreativität. Dieser Begriff kann einzelne Vorgesetzte und Mitarbeitende aus heutiger Optik etwas verwirren, da er etwas negativ oder abstrakt behaftet ist. Der Begriff der Kreativität muss positiv aufgebaut und gestärkt werden. Die heute teilweise negative Behaftung muss umdefiniert werden. Gemäss Fachliteratur hat Kreativität nämlich die Fähigkeit durch kompetente und kritische Menschen Produkte oder Dienstleistungen hervorzubringen, die originell, funktionell und adäquat sind. Sie hilft auch bei schlecht strukturierten und schlecht definierten Problemen gute Lösungen zu finden. Dies ist in einer zweiten Phase nach der Einführung als neues Element aufzubauen und einzuführen. Hierzu werden ebenfalls Kommunikationsmassnahmen eingeleitet. In der Literatur werden unzählige Kreativitätstechniken beschrieben. Vielfach ist der Detaillierungsgrad so tief, dass die Techniken nicht ohne lange Vorbereitungszeit in den Gruppen und Teams eingesetzt werden können. Die Hemmschwelle für den Einsatz ist daher hoch. Deshalb sollen praxisgerechte Vorlagen/Anleitungen aufbereitet und den Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.


Resumee

Die Zusammenarbeit mit target sowie der heutige Stand des IT-Produkts überzeugen voll und ganz. Die Unterstützung und Erfahrung der Mitarbeitenden von target im Projekt waren enorm wichtig und hilfreich. Das Projekt wurde in time, in money und in quality umgesetzt – diese drei Komponenten gleichzeitig umzusetzen vermag in der heutigen IT-Umgebung nicht jedes Projekt. Wir würden uns auf jeden Fall erneut für die Zusammenarbeit und das Produkt von target entscheiden.



Philippe Matter;
Executive Master of Business Administration / Innovationsmanager VBS

„In der immer komplexer werdenden IT-Landschaft eines Unternehmens ist es eminent wichtig, dass sich neue Prozesse und Systeme in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen. Gleichzeitig ist es für ein Grossunternehmen unabdingbar, dass allen Mitarbeitenden für die Mitwirkung im Rahmen der Unternehmensentwicklung und –verbesserung ein einfaches, effizientes und flexibles Instrument für das Betriebliche Vorschlagswesen und den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess angeboten werden kann. target Idea Management bietet beides.“

Internetseite: http://www.vbs.ch/

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